Bezpečnost firemního tisku: Jak ochránit citlivá data při tisku a skenování

Zabezpečení firemního tisku patří k často přehlíženým, přesto však zásadním prvkům ochrany citlivých firemních dat. Moderní multifunkční tiskárny připojené k firemní síti nejsou jen nástrojem pro tisk a skenování – jsou také potenciálním slabým místem, které mohou kybernetičtí útočníci zneužít k získání neoprávněného přístupu k důvěrným informacím.

Rizika spojená s nezabezpečeným tiskem 

Nezabezpečené tiskové prostředí může vést k různým bezpečnostním hrozbám. V mnoha firmách se tisk a skenování stále vnímají jako běžné provozní činnosti, přestože při nich dochází k manipulaci s citlivými daty. Pokud nejsou tisková zařízení správně zabezpečena, mohou se stát snadným cílem pro útočníky – ať už jde o fyzický přístup k dokumentům nebo zneužití síťového připojení.

• Neoprávněný přístup k tiskovým úlohám - Bez adekvátního zabezpečení mohou citlivé dokumenty zůstat na tiskárně, kde k nim mají přístup nepovolané osoby. Ve sdílených kancelářských prostorách tak snadno dochází k úniku informací. Riziko se týká zejména osobních, finančních nebo smluvních dat.
• Manipulace s tiskovými daty - Útočníci mohou během přenosu zachytit tisková data, pokud nejsou dostatečně šifrována. Takto získané informace lze zneužít nebo upravit ještě před vytištěním. Hrozí tak nejen únik citlivých údajů, ale i šíření dezinformací.
• Zneužití síťových tiskáren - Síťové tiskárny mohou představovat slabé místo v bezpečnosti celé IT infrastruktury. Pokud nejsou správně chráněny, mohou útočníci získat přístup k firemní síti právě přes ně. Takový průnik může ohrozit nejen data, ale i provoz celé organizace.

Technologie pro bezpečný tisk

K ochraně citlivých dat při tisku a skenování lze využít následující technologie, které pomáhají minimalizovat riziko neoprávněného přístupu a úniku informací. Moderní tisková řešení nabízejí chytré funkce, které kontrolují, kdo, kdy a co tiskne a zajišťují, že dokumenty se dostanou pouze k oprávněným osobám.

• Změna výchozích hesel - Výchozí přihlašovací údaje by měly být ihned po instalaci změněny na silná a jedinečná hesla, aby se zabránilo snadnému zneužití zařízení. Útočníci často zkoušejí známé výchozí kombinace, které bývají veřejně dostupné. Silné heslo výrazně snižuje riziko neoprávněného přístupu k tiskárně a jejímu nastavení.
• Pravidelné aktualizace firmwaru - Aktualizace firmwaru tiskáren jsou klíčové pro ochranu před známými bezpečnostními hrozbami a softwarovými chybami. Výrobci pravidelně vydávají záplaty, které opravují zranitelnosti zneužitelné útočníky. Bez těchto aktualizací zůstává zařízení zbytečně vystaveno riziku napadení.
• Omezení přístupových práv - Nastavení oprávnění k tisku, kopírování a skenování na základě pracovních odpovědností zaměstnanců minimalizuje riziko neoprávněného přístupu k citlivým datům. 

Zabezpečení síťových tiskáren a přístupových práv

Pro efektivní ochranu tiskových zařízení je důležité zavést soubor opatření, která eliminují technická i uživatelská rizika. Nejde jen o samotnou tiskárnu, ale o celý ekosystém kolem ní – síťové připojení, přístupová práva, správu uživatelů i aktualizaci softwaru.

Doporučení pro IT oddělení a běžné uživatele

Pro IT oddělení:

• Provádějte pravidelné bezpečnostní audity tiskové infrastruktury.
• Implementujte centralizovanou správu tiskových zařízení s možností monitorování a reportování tiskových aktivit.
• Zvažte využití služeb pronájmu tiskáren, které často zahrnují pravidelnou údržbu a aktualizace zabezpečení.

Pro běžné uživatele:

• Nenechávejte vytištěné dokumenty bez dozoru na tiskárně.
• Používejte zabezpečené metody tisku, jako je PIN kódový tisk nebo Follow-Me Printing.
• Buďte obezřetní při tisku citlivých dokumentů a vždy ověřte, že tisk probíhá na správném zařízení.

Zabezpečení firemního tisku je nezbytné pro ochranu citlivých dat a udržení důvěryhodnosti organizace. Implementací výše uvedených opatření lze výrazně snížit riziko úniku informací a zneužití tiskových zařízení.

Pro organizace, které chtějí mít tiskové prostředí nejen bezpečné, ale i efektivně spravované, se vyplatí spolupracovat s ověřeným dodavatelem tiskových služeb. Tomados nabízí firmám profesionální pronájem tiskáren včetně servisu a uživatelské podpory, čímž ulehčuje IT oddělením správu zařízení a pomáhá zajistit jejich bezproblémový chod.

Galerie