Jak nastavit tiskové kvóty a sledovat náklady ve firmě: praktický návod
Chcete mít pod kontrolou tiskové výdaje ve vaší firmě a minimalizovat zbytečný tisk? Zjistěte, jak na to pomocí tiskových kvót a reportů u zařízení Konica Minolta.
Co to jsou tiskové kvóty a reporty
Tiskové kvóty jsou předem stanovené limity, které určují, kolik toho může konkrétní uživatel nebo skupina uživatelů vytisknout či okopírovat v určitém období. Mohou být nastaveny zvlášť pro černobílý a barevný tisk, případně i pro různé typy úloh (tisk, kopírování, skenování na e-mail). Jejich hlavním cílem je zabránit nadměrnému a zbytečnému tisku, což snižuje nejen náklady na papír a toner, ale také ekologickou stopu. Kvóty lze v systémech Konica Minolta nastavovat centrálně a automaticky obnovovat podle vybraného cyklu (např. měsíčně).
Reporty jsou přehledy a statistiky, které zobrazují, kolik a jakým způsobem se ve firmě tiskne. Mohou zahrnovat údaje o počtu stránek, barevnosti, použitých zařízeních nebo jednotlivých uživatelích. Reporty se obvykle generují automaticky v předem zvolených intervalech a lze je exportovat do formátů jako PDF nebo Excel pro další analýzu. Díky nim budete mít jasný přehled o tiskových nákladech a můžete lépe rozhodovat o nastavení kvót, optimalizaci tiskového parku nebo investicích do úspornějších řešení, jako je pronájem tiskáren s pokročilým řízením tisku.
Tipy pro nastavení kvót a reportů
Využijte funkce PageScope Account Manager pro centrální řízení kvót
Konica Minolta nabízí modul PageScope Account Manager, který výrazně zjednodušuje správu kvót a nákladů:
- Umožňuje přiřazovat samostatné kvóty pro černobílý a barevný tisk uživatelům nebo skupinám.
- Kvóty lze automaticky resetovat na konci nastaveného období (např. měsíc, čtvrtletí) a také ručně upravovat pro výjimečné požadavky.
- Systém uživatele upozorní před dosažením kvóty (např. při 80 %) a i v okamžiku vyčerpání.
- Nabízí detailní reporting – výstupy lze generovat automaticky nebo na vyžádání a exportovat do formátů jako PDF, XLS(X), CSV, XML.
Dispatcher Paragon: komplexní print management s kvótami, reportingem i rozpočtovým řízením
Pokud chcete pokročilejší nástroje, zvažte řešení Dispatcher Paragon od Konica Minolta. Je vysoce hodnocené experty pro své možnosti v oblasti správy tisku, nákladů i bezpečnosti.
- Nabízí detailní reporty výstupu a nákladů – snadno je vytvoříte pro jednotlivce, skupiny, zařízení i časové období (denní, týdenní, měsíční).
- Systém umožňuje přiřazování rozpočtů a kvót uživatelům, řízení přístupu podle rolí a centrální správu jednotlivých zařízení.
- Podporuje autentizaci uživatele, tzv. secure pull-print (tisk se uvolní až po potvrzení u zařízení), omezuje neoprávněné použití.
- Reporting lze automatizovat – plánované posílání předpřipravených přehledů, které usnadní finanční kontrolu.
Nastavení kvót přímo na MFP – užitečné doplňkové řešení
Některá zařízení bizhub umožňují nastavit limit kopírování přímo na stroji:
- V konfiguraci uživatelské autentizace nebo účtů lze zadat maximální počet kopií (celkově i rozděleně podle barevnosti).
- Tato možnost může dobře doplnit centrální řešení, poskytuje další ochranu proti nežádoucím nákladům.
Jak na to krok za krokem
Vyberte vhodné řešení podle vašich potřeb
- Menší kanceláře s pár tiskárnami: postačí modul PageScope Account Manager – jednoduchá správa kvót, notifikace, reportování.
- Větší firmy, coworkingové prostory nebo organizace s pronajatými MFP: doporučujeme robustní Dispatcher Paragon, díky automatizaci, detailnímu reportingu i nastavení rozpočtů.
Nastavte uživatelské kvóty a rozpočty
- U PageScope: definujte samostatně černobílé a barevné kvóty, aktivujte upozornění a automatický reset.
- U Dispatcher Paragon: vytvořte role a šablony, přiřaďte kvóty uživatelům či oddělením, určete rozpočty pro definovaná období.
Aktivujte uživatelskou autentizaci
- Zajistěte, aby se tisk uvolňoval až po přihlášení k MFP – snížíte ztráty z neoprávněného nebo nedokončeného tisku.
Využívejte reporty
- Generujte pravidelné (denní/týdenní/měsíční) přehledy tisku podle uživatelů, zařízení, barevnosti aj.
- Exportujte a sdílejte přehledy – ideálně automatizované pro transparentní nákladové řízení.
Doporučujeme chytrý pronájem tiskáren
Pronájem Konica Minolta s řízením tisku přináší:
- Výhodné tiskové řešení bez nutnosti zakoupení tiskárny - snížení vstupní investice
- V rámci pronájmu také údržbu, servis nebo dodávku spotřebního materiálu – úspora kapitálu i času.
- Když je pronájem spojený s PageScope nebo Dispatcher Paragon, získáváte profesionální řízení nákladů, kvót a reportů bez dalšího nákupu hardwaru.
